Kilka powodów, dla których warto wykonywać cały projekt w jednej firmie

ELECTRONICS · DESIGN · CONSULTING

Project management brzmi dumnie i… szumnie. W praktyce to właściwie najważniejsza kwestia, którą należy rozwiązać bez nieporozumień na starcie. Dlaczego zarządzanie projektami jest ważne? Dlaczego warto robić to w jednym miejscu? To ciekawe pytanie, wokół którego trzeba rozjaśnić nieco wątpliwości. 

Bywa, że osoby planujące tworzenie urządzenia elektronicznego dostrzegają, że nie potrzebują zarządzania projektami, ponieważ na papierze wygląda to jak niepotrzebny koszt ogólny. W pierwszej fazie jawi się jako proces, w którym kierownicy projektów tak naprawdę niczego nie dostarczają i często wchodzą w drogę temu, co chcemy, aby zespół zrobił. Nic bardziej mylnego, ale źle przeprowadzone działanie zamiast braku działania oznacza równie duże ryzyko. Przyglądamy się temu, co może pójść nie tak, jeśli zlecimy projekt dwóm lub więcej wykonawcom. 

Zbyt dużo ludzi pracuje przy projekcie

Stan osobowy załogi jest zwyczajnie za duży? Praktycznie nie ma stadium projektu IT, w którym czas zostałby nadrobiony bez usunięcia dużych części funkcjonalności. Powszechną reakcją na niepowodzenie projektu jest dodanie do niego kolejnych osób, ale prawo Brooksa ukute w 1975 roku w książce The Mythical Man-Month przypomina nam, że dodanie siły roboczej do zadania, które jest opóźnione w stosunku do harmonogramu, opóźnia je jeszcze bardziej. Brzmi to jak uproszczenie, ale wystarczy spojrzeć, na co przekłada się w praktyce. 

Potrzeba czasu, aby nowe strony w projekcie stały się produktywne. Nazwijmy to fazą "rozkręcania". Projekty elektroniczne i programistyczne to złożone przedsięwzięcia inżynierskie. Nowi pracownicy muszą zdobyć wiedzę na temat pracy, która poprzedzała ich planowany wkład. Wymaga to przesunięcia zasobów i tymczasowo zmniejsza produktywność. Wszystko to dzieje się równocześnie z tym, gdy nowi pracownicy nie wnoszą jeszcze znaczącego wkładu. Każdy nowy pracownik musi również zintegrować się z zespołem składającym się z kilku inżynierów, którzy dzień po dniu muszą edukować w zakresie swojej specjalizacji, na przykład w bazie kodu. Zwykle jednak trudno określić, jaki czas faktycznie kryje się pod słowem “tymczasowo”. 

Poza zmniejszeniem wkładu doświadczonych pracowników z powodu konieczności szkolenia nowi pracownicy mogą nawet wnieść wkład negatywny, na przykład jeśli wprowadzają błędy, które oddalają projekt od ukończenia. Cóż, najpewniej tak będzie, bo przecież błąd ma największą wartość edukacyjną. Tylko czy aby na pewno stać nas na to finansowo i czasowo? Owa wspomniana faza “rozkręcania” może w ten sposób trwać w nieskończoność. Problem rozwiązuje zgrany, znający swój workflow zespół, który dysponuje doświadczeniem planistycznym i wykonawczym. 

Bałagan komunikacyjny. Dużo niepotrzebnych szczegółów

Koszty ogólne rosną wraz z liczbą pracowników. Powstająca eksplozja kombinatoryczna spowodowana potrzebą tworzenia kolejnych kanałów komunikacyjnych wzrasta gwałtownie z nowymi na pokładzie. Każda strona pracująca nad zadaniem musi być zsynchronizowana, więc w miarę dodawania kolejnych spędzają one więcej czasu próbując dowiedzieć się, co tak właściwie robią wszyscy inni. Dodatkowo trudno wskazać jakiekolwiek szczegóły jako jednoznacznie chaotyczne, bo każda ze stron uznaje swoje pytania i wnioski za istotne. Brzmi to jak prosty przepis na uciążliwe korki wzdłuż ulic wielkiego miasta. Być może podobny chaos jest twórczy i sprawdza się w pracy czysto kreatywnej, gdzie grupa urządza burzę mózgów, ale szeroko rozumiany design przemysłowy i usługowy to zupełnie inna historia.

Dodanie większej liczby osób do wysoce podzielnego zadania zmniejsza ogólny czas trwania zadania do punktu, w którym kolejne strony wchodzą sobie w drogę. Jednak liczne zadania w projektach elektronicznych i programistycznych są mniej podzielne. Obrazowe spostrzeżenie można wyrazić tak: podczas gdy poczęcie, ciąża i narodziny dziecka zajmują jednej kobiecie dziewięć miesięcy, dziewięć kobiet nie może zrobić tego samego w jeden miesiąc. Bariera komunikacyjna i problem podziału zadań rośnie, gdy w projekcie pojawiają się inni wykonawcy. Problem jest boleśnie odczuwalny zwłaszcza wtedy, gdy w proces włączamy outsourcing zagraniczny. 

Współzarządzanie, czyli szanse i ryzyka

Co-management to praktyka biznesowa, w której firma powierza dwóm lub więcej nadzorcom-menedżerom odpowiedzialność za wspólne kierowanie grupą pracowników. Oznacza to, że współzarządzający muszą podejmować decyzje i kierować pracownikami jak partnerzy. Ogólna wizja i misja firmy mogą określić ogólne cele, ale pozostaną one… ogólne. Pewna rozdzielność jest możliwa, ale w praktyce każdy lider niższego szczebla w organizacji musi przynajmniej częściowo rozumieć, jak projekt definiuje współzarządzanie i czego wykonawca oczekuje od reszty liderów. W zależności od trudnego do faktycznego zdefiniowana stopnia swobody, nawet w ramach bardzo precyzyjnych procedur, każda grupa liderów zbuduje własny system zarządzania. 

Wyobraź sobie towarzyszącą temu wszystkiemu “cichą” wewnętrzną konkurencję i niejako przerzucanie się tym, kto będzie bardziej kompetentny, godny zaufania i powierzenia Twoich zasobów. Być może jest to kuszące dla ego, ale skutkuje marnotrawstwem. W efekcie “współprzywódcy” mogą nawet próbować zdyskredytować decyzje reszty. Zwykle zmierza to do punktu, w którym właściwie możemy wyrzucić do kosza przedrostek współ-. Wspólne oczekiwania dotyczące partnerstwa, komunikacja zespołu, jasny podział obowiązków, i optymalne wykorzystanie unikalnych mocnych stron jest zdecydowanie łatwiejsze w przypadku jednego, doświadczonego zespołu. Zlecenie przekazane wielu wykonawcom, nawet takim, którzy już robili razem coś podobnego wcześniej, zwyczajnie rozbudowuje cały schemat organizacyjny do niebotycznych i w konsekwencji nieefektywnych rozmiarów. 

Czynniki “miękkie”, ale odczuwalne. Kwestia zaufania

Zaufanie to kolejny czynnik potrzebny do zbudowania silnego i efektywnego zespołu. Najlepsza współpraca jest wtedy, gdy ufa się decyzjom i działaniom, które podejmuje partner. Zbudowanie fundamentu zaufania pomiędzy pracownikami i liderami podczas korzystania z usług jednej firmy zostało już wykonane za Ciebie.  Pracownicy ufają swoim liderom, bo wiedzą, że są oni wiarygodni, uczciwi, kompetentni i sprawiedliwi.

Pewne podstawowe wartości, które kierują procesem decyzyjnym, to domena każdej firmy lub wykonawcy. Trudno nawet sobie wyobrazić, jak bardzo potrafią się one różnić pomiędzy podmiotami. Każda osoba wnosi coś do partnerstwa i zespołu, co z kolei pozwala  znającemu zespół liderowi na wykorzystanie umiejętności w celu zmaksymalizowania wydajności. Efekt? Projekt wykonany bez stresu, zagadkowo wyskakujących spod śniegu kosztów i przestojów. 

Zgodna, wspólna praca jednego zespołu

Przedstawione powody, dla których warto wybrać jedną firmę, to trochę odwrócenie narracji - opisaliśmy raczej to, co się dzieje, gdy w naszej projektowej kuchni w myśl popularnego powiedzenia pracuje sześć kucharek. Dobry teamwork to koordynacja i współpraca oparta o wspólny cel. Praca z zespołami pozwala na bardziej zróżnicowane myśli i różne perspektywy, ale wybór wykonawcy powinien odbyć się na początku i na podstawie czynników takich jak know-how, charakter zadania czy wreszcie cena. 

Każde nowe podejście może przyczynić się do sukcesu zespołu tak, jak każde nowe podejście może go przeinaczyć i zdemontować aż do stanu, w którym frustracja bierze górę, a dotychczasowy postęp stanie się beużyteczny. Ścisła współpraca z jednym zespołem pomaga budować relacje na przyszłość, dodaje do całości unikalny produkt, jakim jest wspólne zaufanie i workflow w kolejnych projektach, które być może się pojawią, w skrócie -  tworzy środowisko pracy oparte na wzajemnych relacjach. Jeśli czekają Cię: 

  • Projekty układów elektronicznych
  • Tworzenie prototypów
  • Tworzenie oprogramowania układowego
  • Testy urządzeń elektronicznych
  • Projektowanie elementów wizualnych
  • Produkcja urządzeń elektronicznych…

…wszystko to zrealizujesz z Device Prototype

O Autorze

Oskar Pacelt

Long-time blog editor, SEO content creator, originator of advertising campaigns in the fields of electronics and robotics, translator. Passionate about the impact of new technologies on everyday life and related social transformations.
Copyright © 2023 Device Prototype